IT Project Manager Challenge

4 Thing To Do 24 Hours

1. Must Monitor : การติดตามข้อมูลในแต่ละส่วนที่สำคัญ เช่น Schedule , Teams , Document ,Budget ,Customer , Tractability Matrix ซึ่งนับว่าเป็นหน้าที่หลักของผู้บริหารโครงการทางด้านซอฟต์แวร์ เลยเพราะจะทำให้ผู้บริหารโครงการทราบถึงรายละเอียดในแต่ละส่วนเริ่มตั้งแต่ตารางการทำงานที่ตนเองได้วางแผนไว้ว่ายังคงดำเนินการเป็นไปตามแผนหรือไม่ , ทีมงานติดปัญหาหรือต้องการความช่วยเหลือหรือตัดสินใจบางกรณีหรือไม่ , เอกสารต่างๆที่จะต้องส่งมอบให้กับลูกค้าและเอกสารที่ทีมงานต้องใช้ เนื้อหาสาระเพียงพอต่อการดำเนินการในขั้นถัดๆไปหรือไม่ , งบประมาณที่ได้รับหรือที่ต้องใช้บริหารโครงการยังคงเพียงพอหรือไม่ , ลูกค้ามีความพึ่งพอใจต่อการทำงานและปฏิสัมพันธ์กับทีมงานเพียงได้ , การติดตามโดยละเอียดโดยใช้ Tractability Matrix เพื่อให้ทราบในเชิงเทคนิคให้มากที่สุด จะเห็นได้ว่าสิ่งเหล่านี้ล้วนแล้วแต่มีความสำคัญซึ่งผู้บริหารโครงการต้องมีการติดตามสอบถามข้อมูลตลอดเวลากับส่วนที่เกี่ยวข้องเพื่อใช้สำหรับประเมินและบริหารจัดการโครงการทั้งสิ้น

2. Must Rewrite : หลักจากการติดตามข้อมูลในทุกๆส่วนได้เป็นอย่างดีแล้ว สิ่งที่จะต้องดำเนินการในลำดับถัดไปคือการ Re-write การตัดสินใจทุกครั้งที่มีผลการทบกับการทำงาน จำเป็นต้องปรับปรุงเอกสารเพื่อให้เป็นไปตามทิศทางใหม่ และแนวทางที่ผู้บริหารโครงการตัดสินใจ ดังนั้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเอกสารเพื่อให้เกิดความเหมาะสมที่สุดต่อการบริหารจัดการโครงการจึงควรที่จะชี้แจงผู้เกี่ยวข้อง ซึ่งในส่วนนี้เองผู้บริหารโครงการต้องตระหนักอยู่เสมอ เรื่องผู้เกี่ยวข้องต้องชี้แจงไม่ตกหล่น คำว่า "ผู้เกี่ยวข้อง" หมายถึง ผู้ที่มีส่วนร่วม ไม่ว่าจะมากหรือน้อย กับ เอกสารโครงการ (Template Documents) และ กระบวนการทำงาน (Process) ในแต่ละเอกสารและขั้นตอนการทำงาน จำเป็นต้องชี้แจงถึง เหตุผลถึงการ Rewrite Document แนวทางการดำเนินการต่อไป เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ และปฏิบัติตาม ทั้งนี้ทุกอย่างต้องสมเหตุสมผล และเป็นที่ยอมรับกันทั้งหมดถึงจะทำให้การดำเนินการราบรื่นต่อไป

3. Must Report : การรายงานการดำเนินการจะมี 2 ส่วนที่สำคัญคือ

• ส่วนที่ 1 คือ ระดับที่เหนือกว่า เช่น หัวหน้าส่วน , ผู้อำนวยการ , ผู้บริหาร เป็นต้น สิ่งที่ผู้บังคับบัญชาต้องการได้ยินคือ "ทุกอย่างเป็นไปตามแผนที่ได้นำเสนอ ครับ/ค่ะ ท่านไม่ต้องเป็นห่วง ท่านต้องการทราบรายละเอียดส่วนไหน ผม/ดิฉัน สามารถชี้แจงโดยละเอียดได้ทุกส่วน ตอนนี้เลย ครับ/ค่ะ" ดังนั้นการเตรียมงานๆ ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจของฝ่ายที่อยู่เหนือกว่าระดับผู้บริหารโครงการ ควรเตรียมให้พร้อม เช่น เงิบประมาณโครงการที่ใช้ดำเนินการ , จำนวน Effort ทีมงานที่ใช้ , กระบวนการทำงานว่าถึงขั้นตอนไหนแล้ว , ประเด็นความเสี่ยงและปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการ , แนวทางการจัดการความเสี่ยงและปัญหาที่เกิดขึ้น , ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ ต่อการดำเนินการในรูปแบบใหม่ๆ และอื่นๆอีกมากมาย ทั้งนี้จะต้องมุ่งเน้นในหลายๆด้านไม่ใช้เพียงความสำเร็จของโครงการเพียงอย่างเดียว

• ส่วนที่ 2 คือ ลูกค้า ซึ่งลูกค้าคือบุคคลที่จ้างทีมงานเราเพื่อดำเนินการพัฒนาซอฟ์ตแวร์ เพื่อใช้สำหรับตอบโจทย์บางอย่าง และแก้ปัญหาสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่ ดำเนินยอมมีความคาดหวังเป็นธรรมดา ดังนั้นการรายงานความก้าวหน้าเพื่อให้ลูกค้า , คณะกรรมการตรวจรับ , ผู้เกี่ยวข้อง ทราบเป็นระยะๆ นับว่าเป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างยิ่ง อย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง หรือมากกว่านั้นถ้าเป็นไปได้ เพื่อให้ทราบสถานะร่วมกัน เพื่อการดำเนินงานจะได้เป็นไปตามแผนการดำเนินการ ทั้งนี้การรายงานทุกอย่างควรอยู่บนพื้นฐานความจริงทั้งสิ้น

4. Must Measurement : สิ่งสุดท้ายและเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับการบริหารโครงการคือการวัดผล และมักเป็นสิ่งที่ถูกละเลยจากผู้บริหารโครงการ หรือเมื่อคิดได้ก็สายไปเสียแล้วสำหรับการวัดผลการทำงาน ดังนั้น การวัดผลต่างๆนั้นจะต้องมีการชี้แจงต่อผู้ที่จะถูกวัดผล การวัดผลขึ้นอยู่กับว่าผู้บริหารโครงการ หรือนโยบาย ต้องการปรับปรุงคุณภาพในส่วนไหนหรือต้องการพัฒนาให้ส่วนไหนเป็นพิเศษเพื่อให้เป็นจุดแข็งของทีมงาน ดังนั้นเรื่องนี้ถือว่าเป็นเรื่องใหญ่อีกเรื่องนึงที่มีรายละเอียดเยอะ และต้องติดตามในส่วนของ บทความเรื่องการวัดผล ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นการวัดผล ความพึ่งพอใจลูกค้าที่มีต่อระบบ , ปริมาณข้อผิดพลาด (Bug) ที่เกิดขึ้นจากซอฟต์แวร์ , ปริมาณ Effort ทีมงานที่ใช้ไป , ส่วนงาน Re-work ที่มาจากทีมงาน เป็นต้น ซึ่งมีการวัดผมหลากหลายรูปแบบและหลากหลายวิธีที่เหมาะสมในแต่ละหัวเรื่อง ทั้งนี้ผู้บริหารโครงการควรตระหนักว่าการประเมินไม่ควรเป็นเพียงความรู้สึกเท่านั้น แต่ต้องเป็นเชิงปริมานที่สามารถจับต้องได้

---

8 Thing To Practice

1. Estimate : สิ่งที่แสดงถึงประสบการณ์ของผู้บริหารโครงการได้ดีคือการประเมินโครงการ การประเมินโครงการมีรายละเอียดค่อนข้างเยอะ และสามารถแบ่งได้เป็นด้านๆ ดังนี้ Feature Program ,Teams Effort , Teams Skill , Schedule , Budget , Project Risk , Hardware , etc. ด้านเหล่านี้ต้องได้รับการการคาดการณ์จากข้อมูลทั้งหมดที่มี ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลปัจจุบันหรือเป็นข้อมูลในอดีต ซึ่งล้วนแล้วขึ้นอยู่กับมุมมองและประสบการณ์ผู้บริหารโครงการทั้งสิ้น เพราะฉะนั้นผู้บริหารโครงการที่ดีจะต้องสามารถอ่าน TOR และทำความเข้าใจความต้องการของลูกค้าให้ได้มากที่สุดร่วมทั้งประเมินความเสี่ยงหรือปริมาณความต้องการที่อาจจะเพิ่มขึ้นในแต่ละช่วงการดำเนินการ ซึ่งการประเมินนั้นควรที่จะยึดถึงข้อมูลการประเมินครั้งแรกเทียบกับผลที่ปรากฏจริง แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะต้องประเมินเพียงครั้งเดียวเท่านั้น การประเมินโครงการทางด้านซอฟต์แวร์ควรมีการประเมินเรื่อยๆ อย่างน้อย 2-3 ครั้ง ในช่วงก่อนเริ่มโครงการ , ช่วงเก็บความต้องการเสร็จสิ้น , ช่วงก่อนที่จะเริ่ม coding เพื่อให้การประเมินและแผนโครงการใกล้เคียงกับความจริงมากที่สุด และควรมีการชี้แจงทีมและผู้เกี่ยวข้องอยู่เรื่อยๆ เพื่อให้รับทราบข้อมูลอย่างเท่าเทียมกันและจะได้ดำเนินการไปในทิศทางเดียวกัน

2. Schedule : ตารางเวลาเปรียบเสมือนกรอบหรือทิศทางการดำเนินงานของผู้บริหารโครงการ ซึ่งผู้บริหารโครงการจำเป็นต้องทราบถึงขีดจำกัดและข้อจำกัดทั้งหมดของโครงการที่มี เพื่อที่จะได้ทำการจัดสรรลำดับขั้นตอนและความสำคัญของทีมงานทั้งหมด เพื่อให้สามารถเห็นภาพรวมการดำเนินงาน และการติดตามงาน และอีกจุดประสงค์หนึ่งของตารางเวลาเพื่อใช้สำหรับการสื่อสารกับผู้เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า ทีมงาน ผู้บริหาร อื่นๆ เพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและยอมรับแผนการตามที่ผู้บริหารโครงการได้กำหนดและวางแผนไว้ ซึ่งถ้าสามารถดำเนินการดังที่กล่าวมาขั้นต้น และถ้ามีการประเมินความเสี่ยงและเผื่อระยะเวลาทั้งหมดไว้และก็จะทำให้การดำเนินการทุกครั้งตอนเป็นไปตามกรอบระยะเวลาที่ผู้บริหารโครงการได้กำหนดไว้ โดยที่เนื้อหาของตารางเวลานั้นควรที่จะสอดคล้องกับ TOR หรือ ความต้องการระบบ

3. Overview Feature : Business Logic , Business Flow , Customer Process , Data Flow , Site map , Overview Feature ข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูลที่สำคัญสำหรับผู้บริหารโครงการทั้งสิ้น ทั้งไว้ใช้สำหรับคุยกับลูกค้าเพื่อให้สามารถคุยกับลูกค้าเป็นภาษาเดียวกันได้ เช่น ถ้าเราทำระบบโรงพยาบาล เราก็ควรทราบศัพท์หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้อง , ถ้าเราทำระบบทหาร เราก็ควรทราบศัพท์หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น ดังนั้นสิ่งเหล่านี้จึงเป็นสิ่งจำเป็นที่จะต้องเขียน ต้องทำ ต้องวาด เพื่อให้เป็นสิ่งที่สามารถจำต้องได้ และไว้สำหรับพูดคุยกับทีมงาน ลูกค้า นอกเหนือจากตารางเวลาที่จะต้องดำเนินการ และส่งของ "Overview Feature" ยังนับว่าเป็นอีกเรื่องนึงที่สำคัญ เพื่อเป็นเครื่องยืนยันว่าสิ่งที่เราได้ส่งผมให้กับลูกค้า หรือว่าสิ่งที่เราให้ทีมดำเนินการนั้นจะเป็นสิ่งที่ลูกค้าต้องการจริงๆ เครื่องมือที่แนะนำเพื่อสร้าง Overview Feature คือ Visio หรือ โปรแกรม Mindmap ต่างๆ ตามแต่ผู้ใช้ถนัดเพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจความต้องการหลักทั้งหมดไปในทิศทางเดียวกัน *** Overview Feature นั้นควรที่จะเขียนใส่กระดาษ , กำแพง เป็นต้น เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถเห็นข้อมูลดังกล่าวได้โดยตลอดเวลา***

4. Teams : เป็นส่วนที่เรียกว่าเป็นหัวใจของการทำงานเลยก็ว่าได้ นอกจากทีมขายสามารถหางานที่เหมาะสมและท้ายทายมามอบให้ยังหัวหน้าโครงการ ทีมงานที่อยู่ภายใต้การบริหารโครงการของผู้บริหารโครงการนั้นจำเป็นต้องทำงานกันเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน และต้องพูดคุยกันในทีมให้มากที่สุดเพื่อลดข้อผิดพลาดและความเข้าใจผิดระหว่างการส่งต่อข้อมูล ดังนั้นกระบวนการทำงานหรือขั้นตอนการผลิตซอฟต์แวร์ SDLC เช่น Water fall , Iterative , Agile ล้วนแล้วแต่เป็นกรอบการทำงานเพื่อให้ทีมเข้าใจตรงกัน และก็ปรับแต่งจากกระบวนการเหล่านี้ เพื่อให้ได้มาซึ่งกระบวนการที่เหมาะสม และเข้าใจง่ายทั้งทีม ทั้งนี้เอกสารต่างๆที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงาน เป็นเพียงส่วนเสริมเท่านั้น เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สาเหตุที่ควรทำเอกสารเนื่องจากการทำงานทำเป็นทีมจะต้องมีการส่งต่อข้อมูล ความต้องการ แนวทางการออกแบบ ผลการทดสอบ อื่นๆ อีกมากมาย เพื่อให้ง่ายควรทำเท่าที่ทีมเห็นสมควร อีกสิ่งหนึ่งที่ผู้บริหารโครงการขาดไม่ได้คือ การดูแลทีมงานให้ทุกๆ ด้าน ทั้งเรื่องงาน เรื่องส่วนตัว เรื่องปัญหาภายในทีม เรื่องปัญหาจากลูกค้า ปัญหาจากปัจจัยที่ไม่ได้คาดการณ์ ซึ่งส่งผลกระทบกับที่ ดังนั้นผู้บริหารโครงการต้องให้ความสำคัญ

5. Documents : เอกสารทุกคนอาจจะคิดว่าเป็นงานเพิ่ม แต่จริงๆและเป็นตัวช่วยมากกว่า แต่จะทำอย่างไรให้เอกสารนั้นเป็นตัวช่วยจริงๆ เสียที ให้เริ่มต้นด้วยขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้

• Templates : วางรูปแบบเอกสารที่จำเป็นจริงๆ ต่อการดำเนินการ และสร้างเอกสารนั้นให้เป็นแม่แบบ เพื่อให้สามารถนำมาใช้ได้

• Process : กระบวนการทำงานที่มีขั้นตอนที่เหมาะสมและยืดหยุ่นเพียงพอเพื่อให้สามารถปรับใช้ได้ในแต่ละสถานการณ์ที่แตกต่างกันของแต่ละโครงการ

• Responsible : ผู้บริหารโครงการต้องทราบว่าเอกสารแต่ละฉบับ หรือขั้นตอนการทำงานแต่ละขั้นตอนใครเป็นคนรับผิดชอบและต้องดำเนินการติดตาม วัดผล เผื่อให้ไม่เกิดข้อผิดพลาดและส่งผลกระทบต่อส่วนอื่นๆ

• Relevant Person : ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเอกสารแต่ละฉบับต้องทำความเข้าใจเช่นกัน เพื่อร่วมกันเสนอความคิดเห็นที่ดีที่สุดต่อโครงการ

• Output & Monitoring : ผลผลิตเอกสาร การส่งต่อเอกสารแต่ละฉบับ รวมทั้งการปรับปรุงแก้ไข ผู้บริหารโครงการจำเป็นต้องใช้เอกสารเหล่านี้ที่จะเกิดขึ้นในแต่ละกระบวนการ เป็นเครื่องมือสำหรับการติดตามและตรวจสอบการทำงานเพื่อให้การทำงานเป็นไปตามแผนการดำเนินการมากที่สุด

• Quality Assurance : อีกหนึ่งตำแหน่งที่เป็นตัวช่วยผู้บริหารโครงการได้ดีที่สุด ในการควบคุมคุณภาพทั้งเอกสารและกระบวนการทำงาน เพื่อให้อยู่ในกรอบ และทิศทางที่ทีมงานได้พูดคุยและวางแผนรวมกันตั้งแต่ช่วงแรก รวมทั้งยังเป็นผู้ช่วยในการติดตามงาน หลังจากที่มีการปรึกษาหาลือกันแล้ว

1. Budget : งบประมาณนับว่าเป็นปัจจัยที่ใช้สำหรับควบคุมทุกอย่างในโครงการก็ว่าได้ ดังนั้น การเลือกใช้ทรัพยากรที่เหมาะสมและสมบูรณ์ที่สุด ผู้บริหารโครงการต้องมีมุมมองและประสบการณ์ เพื่อให้สามารถทำงานในปริมาณน้อยและมีประสิทธิภาพมากที่สุด ดังคำกล่าวว่า "Put the right man on the right job" เพราะจะส่งผมต่อคุณภาพงานและประสิทธิภาพการทำงานเป็นอย่างมาก ซึ่งจะสามารถควบคุมงานให้ได้ตามกำหนดการ และมีงานเกิดข้อผิดพลาดน้อย ก็จะส่งผลต่องบประมาณโครงการโดยตรง อีกสิ่งหนึ่งที่ควรจะตระหนักในส่วนงาน IT คือ Component หรือ Tools ผู้บริหารโครงการควรเป็นนักค้นหา นักวิจัย ข้อมูลเหล่านี้ เนื่องจากงาน IT สามารถซื้อหาร Component หรือ Tools ได้โดยง่าย และสามารถนำมาใช้เพื่อลดต้นทุนและระยะเวลาการพัฒนาได้เป็นอย่างดี

2. Customer : "ลูกค้า" การเข้าถึง พูดคุยกันเป็นภาษาเดียวกัน และทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าเราได้เข้ามาช่วยแก้ปัญหาที่ลูกค้าแต่ละรายพบหรือประสบอยู่ ซึ่งลูกค้ามีหลายหลายประเภท และลักษณะนิสัยที่แตกต่างกันไป สามารถดูข้อมูลการวิเคราะห์ลูกค้าเบื้องต้น อ่านเพิ่ม ทั้งนี้การส่งมอบระบบการทำความเข้าใจในรายละเอียดของหัวข้อ TOR และ Feature Program ให้มีความเข้าใจตรงกันทั้งหมดกับลูกค้า ว่าหัวข้อนี้ลูกค้าต้องการอะไรและเราสามารถทำเพื่อตอบสนองตรงกันหรือไม่ เพียงเท่านี้ก็จะสามารถ ส่งมอบโครงการได้อย่างราบรื่น (เน้นในส่วนการใส่ใจในรายละเอียดทั้งหมด) และกรรมการตรวจรับโดยส่วนใหญ่แล้วจะมีประมาณ 3-5 คน และแต่ละคนก็จะมีมุมมองการตรวจรับที่แตกต่างกันไป

3. Tractability Matrix : หัวข้อนี้สำหรับ Project manager ที่เติบโตมาจากสายงาน Technical มีจุดเริ่มต้นตั้งแต่การ coding ออกแบบฐานข้อมูล ทำเอกสารการวิเคราะห์ระบบ และอื่นๆ จนมาเป็นผู้บริหารโครงการ นับว่าเป็นผู้บริหารโครงการที่มีจุดแข็งมาก แต่ก็เป็นเพียง 1 ใน 8 หัวข้อสำคัญ ในส่วนงานของ Tractability Matrix เป็นการนับข้อมูลตั้งแต่ TOR แตกแยกย่อยจนถึงระดับการทดสอบระบบดังนี้ TOR --> SRS --> UI Design --> SDD --> Test Case --> Test Result จะสังเกตุได้ว่าเป็นกระบวนการตรวจสอบย้อนหลัง และติดตามการทำงานของกระบวนการผลิตซอฟต์แวร์ทั้งหมด ซึ่งถ้าผู้บริหารโครงการไม่เพียงแต่ดูหัวข้อตามเอกสารและติดตามเท่านั้น แต่มีความเข้าใจในรายละเอียดทั้งหมด ก็จะทำให้สามารถคุยกับทีมงาน ลูกค้า ระดับบริหาร ทีมขาย ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดของโครงการได้เป็นอย่างดี